Diseño de estrategias para optimizar la gestión documental en la empresa pública ESPAM MFL-EP. Design of strategies to optimize document management in the public company ESPAM MFL-EP.

Resumen

El presente estudio tuvo como objetivo diseñar estrategias para optimizar la gestión documental en la Empresa Pública ESPAM MFL-EP, identificando fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en los procesos de archivo, acceso, conservación y normativas documentales. Se utilizó un enfoque metodológico mixto, con un diseño descriptivo y técnicas de recolección de datos como encuestas aplicadas a 12 servidores públicos, entrevistas estructuradas a la autoridad institucional y una ficha de observación aplicada en las áreas de archivo. Los resultados muestran que, si bien existe una percepción positiva en torno al acceso y respaldo de documentos, persisten debilidades importantes en el uso de normativas técnicas como la ISO 15489 y en la capacitación del personal. La ficha de observación evidenció una infraestructura básica adecuada, pero con ausencia total de un sistema de gestión documental electrónica (SGDEA). Con base en los hallazgos, se diseñaron estrategias centradas en la implementación tecnológica, la estandarización de procesos y la formación continua del talento humano. Este trabajo representa un aporte significativo al fortalecimiento de la gestión institucional y puede ser replicado por otras entidades públicas que enfrenten retos similares. La implementación de estas estrategias permitirá mejorar la eficiencia administrativa, la transparencia y la trazabilidad documental en el marco de las políticas de acceso a la información pública.